Eventová agentúra ponúka služby, v oblasti organizácie podujatí v privátnom, alebo vo firemnom sektore. Na želanie sa môže eventová agentúra ujať kompletnej organizácie Vášho podujatia. V tomto prípade takúto agentúru nazývame full-servisová-agentúra (agentúra, ktorá sa postará o všetko).

Eventovú agentúru môžete osloviť v prípade, že plánujete zorganizovať akýkoľvek typ podujatia. Profesionálne eventové agentúry Vám radi poskytnú vstupnú bezplatnú konzultáciu. Výsledkom tejto vstupnej konzultácie by mali byť informácie, na základe ktorých sa viete rozhodnúť, aká možnosť je pre Vás tá najvhodnejšia. Máte na výber z nasledujúcich možností:

a) využijete služby full-servisovej agentúry, ktorá Vám zorganizuje celé podujatie

b) organizáciu podujatia preberiete čiastočne Vy a eventová agentúra Vám pomôže zabezpečiť iba niektoré súčasti podujatia

c) organizácie podujatia sa ujmete sami

Na zodpovedanie tejto otázky vplýva množstvo faktorov. V prvom rade záleží výber agentúry od toho, čo od podujatia očakávate. Rôzne eventové agentúry sa špecializujú na rôzne typy podujatí. Väčšina full servisových agentúr ponúka zabezpečenie akéhokoľvek typu eventu. Napriek tomu veríme, že každá eventová agentúra má oblasť, v ktorej obzvlášť vyniká. Uvedieme príklad: Pokiaľ plánujete zorganizovať konferenciu, odporúčame Vám vybrať si agentúru, ktorej silnou stránku sú konferencie a nie napr. plánovanie svadieb a osláv, alebo plánovanie koncertov, či teambuildingu. Bezpochyby by full servisová agentúra zvládla aj organizáciu takejto štandardnej konferencie. V prípade, že ale potrebujete zorganizovať konferenciu na TOP úrovni, vyberte si agentúru, ktorá sa na takéto konferencie špecializuje. 

Dohodnite si s eventovou agentúrou bezplatnú konzultáciu a pripravte si odpoveď na nasledujúce otázky:

• Prečo organizujem podujatie a aké sú jeho ciele?

• Kto je cieľová skupina?

• Kedy je plánovaný termín?

• Kde by sa malo podujatie konať?

• Čo by malo byť obsahom podujatia?

Toto je otázka, ktorú si kladie veľký počet ľudí, ktorí uvažujú využiť služby eventovej agentúry. Odpoveď je možno nečakaná. Ak nájdete slušnú eventovú agentúru, tak sa vaše podujatie nepredraží ani o 1€. V lepšom prípade bude Vaše podujatie ešte lacnejšie, ako keby ste si ho zorganizovali sami. Vysvetlime si na zopár príkladoch prečo to tak je.

1. Vhodný priestor

Eventové agentúry majú veľmi dobrý prehľad o vhodných priestoroch. V mnohých z nich robia rôzne podujatia opakovane. Z toho vyplýva, že majú z dôvodu dlhodobej spolupráce vyjednané exkluzívne ceny, ktoré ako jednorázový klient nevyjednáte. Zľavy sa v niektorých prípadoch pohybujú aj o viac ako 50% z cenníkovej ceny. Ak využijete v tomto smere služby eventovej agentúry tak vyhrajú všetky 3 strany. Majiteľ priestoru má dlhodobého klienta (agentúru), agentúra si zoberia za sprostredkovanie priestoru nejakú maržu a VY zaplatíte výslednú cenu, ktorá je nižšia, akú by ste boli schopný vyjednať osobne.

2. Dodávatelia

Eventové agentúry spolupracujú s overenými a spoľahlivými dodávateľmi. S dodávateľmi je to rovnako ako s priestorom. Na základe dlhodobej spolupráce s dodávateľom dostane eventová agentúra výrazné zľavy na dodanie tovaru, alebo služieb. Vyhrávajú opäť všetky 3 strany. Dodávateľ má pravidelné zákazky (agentúru), agentúra si zoberie maržu za sprostredkovanie a vy vo výsledku zaplatíte rovnako, alebo menej, ako by ste platili, keby ste si dodávateľa zohnali sami. Ak by ste sa aj rozhodli vyhladať vlastných dodávateľov, tak Vás to bude stáť veľa času a nemáte záruku, že natrafíte na spoľahlivého dodávateľa.

3. Umelci a všetko ostatné

Všetko funguje na rovnakom princípe, ako hore uvedené 2 body.

V prvom rade presuniete na eventovú agentúru zložitý a časovo náročný proces prípravy celého podujatia. Vyhnete sa aj zdĺhavému vyhľadávaniu rôznych dodávateľov. Profesionálna eventová agentúra má skúsenosti s organizáciou podujatí, čím sa minimalizuje možnosť chýb. V prípade, že nemáte skúsenosti s organizovaním podujatia, je veľmi nepravdepodobné, že by sa Vám podarilo zorganizovať väčšie podujatie bez toho, aby ste na niečo nezabudli. Eventová agentúra by mala mať kompletný To-do list (zoznam vecí, na ktoré treba myslieť), ktorý sa dopĺňa každým novým podujatím.

1. Na začiatku jednania neodporúčame, aby ste eventovej agentúre povedali aký máte na dané podujatie rozpočet.

Je na to dobrý dôvod. Pokyaľ poviete eventovej agentúre aký máte rozpočet hneď na začiatku jednania, tak sa Vám môžu stať dve veci:

• ak bude Váš rozpočet prinízky, tak Vám môže eventová agentúra povedať, že za taký rozpočet dané podujatie zorganizovať nedokáže

• ak bude Váš rozpočet vyšší ako je potrebné, môžete si byť takmer istý, že sa agentúra tesne zmestí do vami stanoveného rozpočtu

2. Mali by ste si s eventovou agentúrov dohodnúť vstupnú bezplatnú konzultáciu. Cieľom tejto konzultácie je povedať eventovej agentúre čo najpodrobnejšiu predstavu o podujatí. Profesionálne eventové agentúry majú vypracované formuláre s doplňujúcimi otázkami. V gobále sa dá povedať, že po takejto vstupnej konzultácií dokážete zostaviť zoznam všetkého potrebného na 80-90%.

3. Všímajte si hneď od začiatku, akým šýlom s Vami agentúra komunikuje. Sledujte napr. ako rýchlo Vám odpovedá na dotazy, akým štýlom s Vami telefonuje. Všímajte si všetky detaily z ktorých viete vyčítať, či sa jedná o profesionálnu agentúru s priateľským prístupom. Veľmi dôležité je, ako Vám vyhovuje komunikácia a prístup event managera, ktorého Vám eventová agentúra pridelí. Pri plánovaní podujatia budete s touto osobou v častom kontakte a to posledné čo si želáte je, aby to bola arogantná osoba, ktorá Vám nezdvíha telefón a na maily odpisuje až na tretí deň.

Správny postup by mal vyzerať nasledovne:

1. Vyhľadám si eventovú agentúru

2. Dohodnem si bezplatnú konzultáciu na ktorej si prejdem čo najviac detailov ohľadne akcie

3. Nepoviem, aký rozpočet mám na akciu

4. Nechám si vypracovať cenovú ponuku (čím viac detailov vyriešim na konzultácií, tým bude cenová ponuka presnejšia)

5. Tento postup zopakujem s viacerými agentúrami

6. Pri sumarizácií cenových ponúk sa neriadim najnižšou cenou!!! Beriem do úvahy viacero faktorov. 

Pri tomto bode sa musíme pozastaviť, pretože tu vzniká veľa nejasností. Cenové ponuky eventových agentúr sa väčšinou porovnávajú dosť ťažko, pretože Vám rôzne agentúry nacenia rôzne veci, v rôznej kvalite a od rôznych dodávateľov. Jedna agentúra Vám napr. nacení kvalitnú ozvučovaciu techniku a iná agentúra Vám nacení na to isté podujati najzákladnejšiu techniku. Cenová ponuka prvej agentúry bude niekoľko násobne vyššia ako druhá. Preto je podstatné, aby ste čo najpresnejšie špecifikovali, čo chcete. V prípade, že sa v danej oblasti nevyznáte, máte možnosť využiť konzultáciu s nezainteresovaným event managerom, ktorí sa Vám na danú cenovú ponuku vie pozrieť a povedať Vám či je cena primeraná a či je kvalita poskytovaných služieb na dané podujatie dostačujúca.

Zohľadňujem: 

Cenu

Kvalitu poskytnutých služieb

Kvantitu poskytnutých služieb

Prístup agentúry

Osobu event managera

Zmluvné a storno podmienky

7. Vyberiem si agentúru, ktorá sa mi podľa vyššie uvedených kritérií najviac pozdáva

8. Ak je cenová ponuka vybranej agentúry vyššia, ako je môj rozpočet, určite sa agentúre ozvem- teraz prišiel  môj čas, aby som povedal, aký je môj maximálny rozpočet. Event manager si s Vami rád sadne a viete sa spolu pozrieť, na ktorých položkách by ste vedeli ušetriť.

Ušetríte čas

V prvom rade ušetríte veľa času, potrebného na plánovanie a organizovanie podujatia. Budete hosťom na svojom podujatí. 

Ušetríte peniaze

Aj si vyberiete tú správnu agentúru, tak sa vaše podujatie nepredraží ano o 1 euro.

Získate kvalifikovaný tím

Agentúra má niekoľkočlenný tím ľudí. V tomto tíme sú ľuďia, ktorý sa špecializujú na zôzne oblasti podujatia. Oslovením eventovej agentúry získaťe tím kvalifikvaných ľudí, ktorí majú vo svojich oblastiach veľa skúseností.

Komunikujete len s 1 osobou

Eventová agentúra Vám pridelí event managera, ktorý bude s Vami komunikovať. Ak sa potrebujete niečo spýtať, stačí mu zavolať. Nemusíte komunikovať s desiatkami dodávateľov, s personálom, nemusíte nič vyjednávať ani vybavovať.

Eventová agentúra minimalizuje chyby

Eventová agentúra má skúsenosti z rôznych podujatí, presne vie čo treba naplánovať a vie predvídať. Minimalizujete tým pádom riziko chýb.

V globále sa dá tvrdiť, že spolupráca s agentúrov má iba výhody. Je to pravda v prípade, že sa Vám podarí vybrať si tú správnu agentúru. Pokyaľ sa budete riadiť postupom spomenutom v predchádzajúcich odpovediach, nemali by ste nič pokaziť. Zdôrazňujeme, že cena je len jeden z mnohých faktorov.

Eventová agentúra dokáže zabezpečiť takmer čokoľvek. Uvdedieme zopár najzákladnejších vecí.

Eventová agentúra dokáže zabezpečiť:

• Ozvučenie

• Osvetlenie

• Projekciu

• Pódium

• Tlmočnícku techniku a tlmočníkov

• Mobiliár

• Kapely, spevákov a iných účinkujúcich (artisti, tanečníci, kúzelníci a.t.ď.)

• Priestor

• Organizáciu

• Foto, video

• Catering

• Personálne obsadenie

• a veľa iného

Poznáme rôzne typy podujatí ako napr. konferenice, teambuilding, oslava, sympózium, koncert, charitatívny večer, školenie, podujatie pre nejakú komunitu a mnoho ďaľších. Všetky tieto podujatia môžeme rozdeliť do 3 skupín a to:

a) podujatie, ktoré je organizované za účelom zisku (predaj vstupeniek)

b) podujatie, ktoré má prezentovať nejakú spoločnosť alebo osobu (náklady hradí konkrétna spoločnosť, konkrétna osoba)

c) charitatívne a neziskové podujatia (hľadanie sponzorov)

Je potrebné zadefinovať si na základe hore uvedených kritérií o aký typ podujatia sa jedná. Vo všetkých troch prípadoch sa totiž jedná o diametrálne odlišné typy podujatí, ktoré si vyžadujú rôzny prístup, rôznu organizáciu a absolútne odlišný marketing.

Nie je jedno, či organizujete koncert, firemný teambuliding, alebo charitatívny večer.

1. V prvom rade by Vám osoba event managera mala byť sympatická na prvý pohľad. Dôvod je jednoduchý, s touto osobou budete v častom kontakte. Pred tým, ako podpíšete spoluprácu s nejakou eventovou agentúrov, porozprávajte sa s event managerom, ktorý Vám bol pridelený, aby ste zistile, či ste aspoň ako tak na jednej vlnovej dĺžke. Ak Vám event manager "leze na nervy" už pri prvom stretnutí, tak je vysoko pravdepodobné, že kým sa prepracujete k danému podujatiu, tak sa nebudete môcť už ani "cítiť". Toto je častokrát veľmi podceňované, preto to